Non ci riesco... Chi contatto?
Ci hai provato in tutti i modi e ancora non sai che fare? A chi ti rivolgi?
Di certo non si può dire che l'associazione non abbia canali di comunicazione e contatti a cui rivolgersi, ma quando i contatti sono tanti, c'è sempre il rischio di non sapere "a che Santo votarsi". E in questo caso che si fa?
Si, è vero, in DBO c'è un contatto per tutto... spesso anche troppi. Chiamo la Segreteria? Chiamo il Coordinatore? La Direzione? O mi rivolgo al Presidente? A questo punto, perché non direttamente al Papa... "Sai che c'è? Mi faccio proprio i fatti miei e non mi rivolgo a nessuno. Troppa burocrazia!!!"
Questa è la frase che spesso ci ritroviamo a dire... e rinunciamo!
Vediamo insieme come sfruttare al meglio le potenzialità del Team di DBO e trovare il membro della squadra che fa al caso nostro, perché in DBO c'è una Squadra pronta a tutto per aiutarti al meglio!!!
Innanzitutto specifichamo di cosa stiamo parlando: in questo articolo approfondiremo i contatti e le modalità di comunicazione relative l'uso del Portale e tutto quello che possiamo fare con il portale, quindi oltre l'aspetto tecnico, specificheremo anche la parte relativa ad adesioni e comunicazioni.
Il sito ci serve per semplificare, quindi iniziamo a specificare che lo possiamo usare da Computer, da Tablet e da Smartphone. Non ci sono aree non accessibili con il cellulare: si tratta solo di trovare gli occhiali giusti per vedere bene lo schermo.
Se iniziamo a chiederci "chi contatto per..." è la fine! Bisogna invece pensare in una diversa ottica: c'è il sito! Contatto attraverso il sito.
Lo strumento informatico in questo ci aiuta. Grazie ad una serie di quel che tecnicamente si chiamano algoritmi, ma che noi definiremo semplicemente "operazioni automatiche", il sistema è in grado di smistare i contatti al membro del Team più adatto per gestire la nostra richiesta. Questo è positivo, perché significa che non siamo noi a dover capire chi contattare, ma ci pensa il sito!
Ti interessa l'argomento?
Approfondiamo le modalità di contatto....
Con un Ticket
Il primo, più utile e potente mezzo di comunicazione: il Ticket.
Inviare un Ticket di assistenza o di informazioni è semplice, rapido e da la sicurezza che la nostra richiesta sia evasa nel minor tempo possibile e, soprattutto, dalla persona più competente.
Quante volte è capitato di telefonare e sentirsi rispondere "non me ne occupo io. Chiedo e ti faccio sapere". In quel momento, infatti, la persona che cerchi o che può rispondere alla tua domanda potrebbe non essere disponibile. Inoltre potrai controllare il Ticket in ogni momento, sia attraverso la mail, sia accedendo all'area Soci.
Puoi inviare un Ticket accedendo alla tua area Soci DBO > Strumenti > Apri Ticket.
Maggiori info su come creare un Ticket
Pro & Contro
Ti risponderà sempre la persona più competente a risolvere la tua richiesta.
Non è istantaneo come una telefonata.
Puoi inviare file come se fosse una mail, ma senza il fastidio di doverla andare a ricercare.
Hai la certezza che non finirà mai in SPAM come le mail.
A differenza di una mail, che viene ricevuta da una sola persona, che potrebbe non leggerla nell'immediato, il Ticket viene ricevuto da tutto lo Staff, quindi hai la certezza che verrà preso in carico rapidamente.
Se la comunicazione è molto personale è meglio usare un altro canale, perché potrebbe essere letta da qualcuno con cui non vorrsti condividere una particolare informazione (poi quando il Ticket viene preso in carico le risposte sono private e non saranno più viste da altri, ma quando viene inviato potrebbe essere preso in carico da uno qualsiasi dei membri di Staff. Il Ticket è più indicato per comunicazioni di servizio e richieste di assistenza tecnica o comunque non "riervate".
Via Chat
La Chat ti consente di avere una risposta istantanea e specializzata.
Quando parliamo di Chat, ovviamente non parliamo di Whatsapp. Ottimo strumento, ma solo se non abbiamo fretta di risolvere il problema, poiché se in quel momento il volontario di turno non ha il telefono a portata di mano, potrebbero passare anche diverse ore prima della risposta. Il sistema di Chat dell'Associazione è invece un programma molto sofisticato, che consente di ottenere una risposta sicura e relativamente rapida. Questo è possibile perché il sistema farà arrivare un messaggio a tutti i volontari del gruppo Staff ed il primo libero potrà rispondere ed eventualmente inoltrare la chat alla persona più competente in caso di bisogno.
Il Ticket resta ancora lo strumento migliore, ma anche la Chat è valida. Puoi accedere alla Chat in diversi modi:
- dalla tua area Soci DBO > Contatti utili > Seleziona il Gruppo (Segreteria, coordinatore volontari, didattica, cassa)
- dalla nuvoletta che si apre in ogni pagina del sito DBO (in basso a destra).
Pro & Contro
La Chat ufficiale dell'Associazione sarà presa in carico da un volontario, perché il primo messaggio viene inviato a tutto il gruppo staff (quando un volontario risponde poi diventa privata).*
Whatsapp potrebbe non essere visto immediatamente, poiché è installato su un unico telefono e dipende dal tempo libero del volontario di turno che ha il telefono.*
La Chat ufficiale dell'Associazione ha la possibilità di inserire altri operatori nella conversazione, in modo da avere una risposta certa e rapida.
Whatsapp è una chat "punto a punto" e la condivisione dei messaggi non è molto agevole.
Per chattare con l'Associazione non c'è bisogno di avere il numero: basta andare sul sito e cliccare sulla nuvoletta a fondo pagina e si potrà chiedere di essere trasferiti al volontario che si desidera.
Con Whatsapp si deve avere un numero e si può chattare solo con il volontario specifico che in quel momento ha il telefono.
* quando si parla di riservatezza delle informazioni bisogna sempre considerare che siamo un'Associazione e i messaggi sono inviati a telefoni di servizio e non a telefoni privati. Tutto il personale garantisce sempre la riservatezza delle informazioni e delle comunicazioni, ma se si vuole fare una confidenza, forse è meglio rivolgersi direttamente alla persona, in presenza.
A telefono
Il telefono ti assicura la risposta immediata.
Sebbene il Ticket resti ancora il metodo migliore per ricevere assistenza, il telefono garantisce una risposta immediata, in orario di servizio naturalmente. Ovviamente non stiamo parlando della chiamata ad un numero di cellulare, ma della chiamata al Centralino DBO!
Chiamare il cellulare della Segreteria potrebbe sì essere utile per comunicare l'adesione ad un'attività, ma se abbiamo necessità di assistenza o di richiedere informazioni particolari?
Pro & Contro
Con il centralino il volontario che risponde può passare la chiamata a ogni volontario (basta che senta il telefono).
Chiamando il cellulare chi risponde dovrà farci avere la risposta in un secondo momento, perché potrebbe dover contattare qualcun altro.
Con il centralino, in caso di mancata risposta possiamo lasciare un messaggio, che sarà inviato anche via mail al volontario addetto e abbiamo la certezza che sarà ascoltato.
La segreteria telefonica dei cellulari di solito è un servizio a pagamento e quindi in pochi la ascoltano. Spesso è disattivata.
Chiamando il centralino si potrà chiedere di essere trasferiti al volontario con cui si desidera parlare.
Chiamando il cellulare si può parlare solo col volontario in turno che ha il telefono.
La voce guida del centralino ci guiderà nella scelta del contatto più adatto alla nostra esigenza.
Con il cellulare si può parlare solo con la Segreteria.
Da evitare
Le E-mail possono finire in spam e spesso non vengono viste in tempo...
Il Ticket è più sicuro ed efficacie.
Usare il contatto privato di un volontario (anche se è nostro amico) non è certezza di risoluzione, perché la persona potrebbe non dare la comunicazione nei tempi previsti e potrebbe dimenticarsene... idem vale per il passaparola o per i social network privati (non vanno mai usati).
Meglio fare un colpo di telefono al Centralino, aprire una Chat dal sito o inviare un Ticket.
Se si fa una confidenza privata ad un volontario, l'Associazione non potrà più garantire il diritto alla Privacy.
Meglio richidere un appuntamento ufficiale con l'Associazione, che garantisce il diritto alla Privacy per ogni informazione.
Alcuni esempi di CHI e QUANDO possiamo contattare...
Non riesco ad accedere al sito
Posso utilizzare i link di recupero dalla pagina di accesso e se non mi riesce, posso:
- Se non è urgente: aprire un Ticket di assistenza dal Menu Associazione > Support Center > Ticket
- Se è urgente: contattare il centralino allo 035/066.62.88 (tasto 8 servizi telematici)
Leggi l'articolo specifico
Dare o disdire un'adesione
Posso accedere all'area Soci DBO > Agenda > Selezionare evento e cliccare su ISCRIZIONE (o su elimina iscrizione) e se non mi riesce, posso:
- Se non è urgente: aprire un Ticket di Segreteria dall'area Soci DBO > Strumenti > Ticket
- Se è urgente: contattare il centralino allo 035/066.62.88 (tasto 3 Segreteria) ed eventualmente lasciare un messaggio... oppure Aprire un Ticket
Leggi l'articolo specifico per adesione
Leggi l'articolo specifico per cancellazione
Non riesco a caricare un documento
Dall'area Soci DBO > Strumenti > Area caricamento file è possibile inviare semplicemente documenti all'Associazione. Se non risco posso:
- Se ho modo di scannerrizare e caricare il documento: aprire un Ticket di assistenza dall'area Soci DBO > Strumenti > Ticket
- Se non ho modo di stampare/scannerizzare: prendere un appuntamento per la consegna in Segreteria dall'area Soci DBO > Contatti > Segreteria (cliccare su appuntamenti)
Leggi l'articolo specifico
Non riesco a modificare l'indirizzo su cui ricevo la mail di DBO
Dall'area Soci DBO > Strumenti > Dati&Privacy è possibile modificare la mail e presentare variazioni anagrafiche per cambio residenza, numero telefonico, ecc... Se non risco posso:
- Se non è urgente: aprire un Ticket di assistenza dall'Area Soci DBO > Strumenti > Ticket
- Se è urgente: contattare il centralino allo 035/066.62.88 (tasto 8 servizi telematici)
Leggi l'articolo specifico
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